Como poderemos reinventar as instituições de ensino na pós pandemia?
Com criatividade e investimento assertivo escolas digitais podem ir além de aulas online e acervos acadêmicos digitais
Nunca se viu no mundo a quantidade de aulas online que vemos hoje. Da educação infantil aos cursos de mestrado e doutorado, todos tiveram que se adaptar. Escolas e estudantes, mesmo os que antes eram avessos aos estudos na frente da tela de um computador, precisaram se render e a verdade é muitos foram conquistados pela ideia de aprender e ensinar em canais digitais.
Disciplina para estudar em casa nem sempre é fácil, mas a situação de isolamento nos ensinou a preparar espaços tranquilos para trabalho e estudo e as aulas foram um escape perfeito e pertinente para quando até mesmo os seriados e as lives de artistas já tinham nos cansado.
Considerando a legislação de 2017, a obrigatoriedade do acervo acadêmico digital já era uma realidade imposta às instituições antes mesmo da pandemia, e, de fato, a organização da documentos dos estudantes em arquivos digitais, além de garantir a preservação das informações, também garante mais eficiência às instituições quanto ao acesso a essas informações. Vamos pensar, porém, em como poderia ser uma escola totalmente digital.
Vamos começar pensando sobre a captação de novos alunos. O marketing digital não é propriamente uma novidade: presença nas mídias sociais e um website são o mínimo necessário para qualquer negócio nos dias atuais.
Não entraremos no detalhe do inbound ou outbound marketing aqui, tampouco discutiremos mídia paga ou orgânica. Vamos pensar no que o possível aluno ou responsável encontrará no site da sua instituição.
É muito comum, na educação infantil, que os pais visitem o ambiente da escola antes de inscreverem seus filhos. Da mesma forma, alunos em idade pré-vestibular têm a chance de participar de eventos e visitas guiadas em algumas das grandes faculdades do Brasil. E que tal se esse tour fosse virtual?
Desde o tour 360°, daquele utilizado pelas construtoras ou hotéis para conhecermos os empreendimentos imobiliários e nos sentirmos dentro deles, a uma série de vídeos mostrando os diferentes ambientes da instituição, tais como fazem os influenciadores digitais que nos mostram seus apartamentos e nos contam como pensaram nas reformas (e, no caso das escolas, é possível incluir em cada ambiente algum entusiasta contando as atividades que são realizadas ali ou mesmo professores contando mais da matéria que abordam e da relevância dela para o desenvolvimento da criança ou do futuro profissional).
Após esse conteúdo, o internauta poderia ser direcionado para uma área para o agendamento sua prova de admissão. Online ou presencial, a prova seria agendada pela internet e o calendário estaria integrado com o sistema interno da escola de forma a verificar se o tutor responsável por acompanhar a prova estaria ou não presente no dia e horário escolhido.
No caso das taxas de vestibular, o pagamento poderia ser feito ali mesmo. Tudo digital! O sistema reconheceria aqueles que realizaram o pagamento da taxa e faria a distribuição dos alunos das salas de aplicação de prova conforme parâmetro pré-estabelecidos.
A correção de provas é facilitada com a utilização de OCR, mesma tecnologia utilizada para o reconhecimento e conteúdos de documentos no momento do preenchimento automático do formulário de inscrição e, posteriormente, dos documentos de matricula.
Quando estudante, você já precisou ir à faculdade no começo de janeiro apenas para o trâmite da rematrícula? Pois bem, com a utilização de assinatura digital o contrato estabelecido entre as partes pode ser firmado de forma online e o documento ainda teria validade jurídica!
Portais logados e aplicativos mobile permitiriam que alunos ou responsável tivessem acesso a grade de aulas, calendários de entregas de trabalho, comunicados oficiais da instituição, 2ª via de boletos, histórico de notas e faltas… E demais informações pertinentes. Seria possível fazer a solicitação de reagendamento de avaliações perdidas e até mesmo provas online, em sistema seguro e passível de auditoria.
Com todos os fluxos integrados, além do acesso facilitado às informações dos alunos, secretaria e diretoria teriam perfeita visibilidade da inadimplência de mensalidade, gráficos de capacidade de aula x alunos matriculados e demais informações gerenciais para tomada de decisão. As possibilidades são infinitas e de forma alguma tiram a função dos profissionais já contratados hoje no sistema de ensino ou invalidam as ações realizadas hoje: que se mantenha o contato físico e humano, também essencial para o nossa formação, mas jamais negligenciando as oportunidades apresentadas pela revolução digital.
Novas tecnologias surgem diariamente e precisamos sempre nos atualizar, saber utilizá-las para o engajamento dos estudantes e melhoria das rotinas dos funcionários das instituições e dos professores, que já enfrentam tantos desafios como educadores, dever ser prioridade para os administradores da área da educação!
Postagem Original - 18 abril 2020:
Aprenda a tornar seu RH mais eficiente com automatização de processos
O isolamento social evidencia a necessidade de uma revolução digital em todas as áreas das empresas, mas do departamento de Recursos Humanos a urgência é ainda maior
Já completamos mais de um mês de isolamento social e temos acompanhado notícias de diferentes ações corporativas motivadas pelo cenário econômico atual: desde doações milionárias realizadas por grandes empresas para ajudar no combate e prevenção ao vírus às demissões em massa que atingiram aquelas que não suportaram o impacto da pandemia, totalmente inesperada.
A boa notícia aos que se encontram disponíveis ao mercado de trabalho, é que, embora a crise mundial, muitas empresas seguem com processos seletivos abertos. Algumas, inclusive, adaptaram completamente suas ações de integração para que os recém contratados, mesmo em home office, pudessem se sentir verdadeiramente bem recebidos, com o perdão do trocadilho, em seu novo lar.
É estranho pensar em recursos humanos e departamento pessoal de uma forma digital, não é mesmo? Humano nos traz a ideia de olho no olho e, independente do segmento, provavelmente essas foram áreas que não pararam nas empresas: é preciso pagar os benefícios, dar andamento aos processos seletivos mesmo que algumas vagas estejam congeladas no momento, e, infelizmente, também é lidar com os trâmites necessários nos casos de desligamentos
E aí fica a pergunta: como está sendo o trabalho do seu RH nesse período de pandemia
Quando falamos do departamento de recursos humanos, um dos primeiros pontos que precisamos ressaltar é a necessidade de guarda da documentação passível de inspeção, a qual deve permanecer no “local de trabalho” conforme evidenciado no Decreto-Lei 229, de 1967 e sabemos que este é um departamento da empresa que acumula uma grande quantidade de cópias de documentos, comprovantes, solicitações, atestados, entre outros tantos papéis de extrema importância para a empresa.
A guarda física de todos esses itens requer um amplo espaço de armazenamento, além de muita atenção e cuidado para que as condições climáticas, por exemplo, não venham a deteriorar o documento em questão. A organização é essencial, visto que buscar uma simples informação pode levar horas de consultas em diferentes pastas e folhas com textos apagados pela ação do tempo.
Desse modo, a digitalização de arquivos e sua guarda e organização em uma plataforma com controle de acessos e opção de pesquisa de conteúdos é essencial para garantir maior produtividade da equipe e eficiência no cumprimento de prazos legais, facilitando a atuação do contencioso trabalhista.
E a otimização de processos ainda vai além dessa questão!
Criando prontuários eletrônicos com todos os dados e documentos referentes a cada um dos colaboradores da empresa é muito mais fácil fazer a gestão dos pagamento de benefícios e reembolsos, controle de afastamentos, datas limites de agendamentos de férias.
Indo além, com a possibilidade de integração de assinatura digital, é possível realizar praticamente todos os procedimentos da área através de workflow de documentos e interação entre funcionários e chefias, RH e demais departamentos da empresa, tudo em uma única ferramenta: contratos, pedidos, autorizações são todos assinados digitalmente; as áreas contam com um painel de gestão onde, automaticamente, um check-list de cada etapa necessária demonstra quais os processos estão pendentes ou necessitam de revisão e é possível ver claramente onde estão ficando paradas as demandas, bem como o tempo de conclusão de cada etapa.
Livres de tarefas manuais e burocráticas, gestores de RH podem, de fato, exercer seu papel de desenvolvimento do colaborador e apresentações soluções assertivas à diretoria, visto que, com análise detalhada do trâmite de documentos e ações tomadas em cada área é possível tomar decisões como: treinamentos de equipe, necessidade de contratação de novos recursos e/ou realização da revisão dos processos internos de forma a torna-los menos burocráticos.
Da mesma forma, processos de seleção, admissão e desligamento de funcionários ou mesmo prestadores de serviços, também podem ser otimizados em plataformas de workflow eletrônico: desde a solicitação de abertura de vaga, ao agendamento de entrevistas, check-list de documentação para contratação, avaliações do período de experiência, formulários de desligamento… Tudo pode ser integrado entre as diferentes áreas da empresa possibilitando ganhos em eficiência e uma excelente experiência dos próprios colaboradores.
Postagem Original - 17 abril 2020:
A sua empresa está preparada para o cenário digital?
O trabalho remoto já é realidade em grandes organizações e, cada dia mais, gestores procuram meios de se adaptarem a essa situação
Estamos vivendo um momento atípico e totalmente inesperado na nossa sociedade: a pandemia de Covid-19, com seu alto índice de contágio e falta de estrutura dos hospitais públicos e particulares para conter e tratar a extrema demanda de pacientes, levou países inteiros ao isolamento social.
Fecharam-se shoppings, praias e parques; restaurantes e lojas voltaram seus negócios ao delivery e e-commerce e áreas administrativas de empresas de diferentes segmentos estão permitindo o home office aos seus colaboradores.
A prática do trabalho remoto não é novidade no mercado. Há empresas que já o adotam há anos e o benefício é visto com bons olhos àqueles que buscam uma recolocação profissional.
Acontece que quarentena a que o país está sendo submetida obrigou as empresas a aderirem ao regime forçadamente, evidenciando o despreparo de muitas delas para o cenário digital.
A transformação digital se impôs diante do cenário de isolamento e, quem não estava pronto, precisou se adaptar às pressas: empresas de outsourcing lucraram com aumento do número de locação de notebooks para viabilizar o home office e diferentes sistemas de videoconferências abriram seus sinais para auxiliarem as empresas e até mesmo instituições de ensino, religiosas ou apenas grupos de amigos, a diminuir a distância através de reuniões online.
Por que sua empresa ainda não se adaptou ao trabalho remoto?
Uma das principais motivações para que os empresários não implementem o home office aos seus colaboradores é a falta de controle da produtividade das equipes. Em uma visão arcaica, acredita-se que, em casa, o funcionário não irá trabalhar tanto quanto presente no escritório 8h por dia.
É verdade que há quem possa distrair-se em sua jornada e não apresentar resultados, mas isso pode acontecer até mesmo com o seu funcionário ali todo dia, das 9h às 18h, sentado na sua estação de trabalho.
Controle de produtividade vai além de controle de ponto! Através de sistemas tecnológicos é possível verificar as entregas de cada área, verificando os pontos de gargalo por departamento ou, até mesmo, por funcionário.
Veja por exemplo o caso da empresa Luxottica: com a utilização da plataforma VMX360, os clientes da marca fazem as solicitações de manutenções e troca de produtos na garantia e, cada chamado, é distribuído automaticamente em uma fila de atendimento interna.
Cada etapa é parametrizada no sistema com um SLO e SLA de atendimento, assim é fácil para os gestores de cada área onde está “parado” o atendimento, bem como acompanhar todo o histórico (informações inseridas pelo cliente ou acordadas entre as áreas e imputadas nos sistemas).
Há mais de 5 anos em funcionamento, o projeto rendeu prêmios de atendimento para a Luxottica, que, não só otimizou seus processos internos, como ofereceu um diferencial de serviço aos seus clientes.
E quanto aos documentos aos quais preciso ter acesso diariamente?
Outra dificuldade que as empresas enfrentam quando o assunto é transformação digital diz respeito aos documentos físicos que precisam consultar e tramitar diariamente. Embora muitas equipes de infraestrutura já tenham implementado nas empresas redes locais e de VPN para tramitação de arquivos internamente à corporação o fato é que ainda existem algumas limitações.
Por outro lado, quando a empresa investe em armazenamento do documentos em nuvem, o acesso aos documentos, via login e senha e com permissões específicas determinadas por gestores, é possível através de qualquer aparelho com acesso à internet.
A importância da digitalização de documentos é tamanha que, no setor educacional, um decreto de 2017 já passou a exigir toda conversão do acervo acadêmico em formato digital e a tendência é que, cada dia mais, haja uma diminuição na quantidade de tramitação de papel a crescente adoção da gestão de documentos em nuvem.
Com a adoção de sistemas robustos, como os desenvolvidos pela Osas, os benefícios vão além da simples guarda de documentação e permitem maiores ganhos em gestão, tais como:
– Indexação automática de conteúdos de imagens via OCR, evitando falhas humanas de digitação no preenchimento de formulários
– Controles de acesso à conteúdos e versionamento de documentos, com informações precisas dos usuários responsáveis por cada etapa de atendimento
– Sistemas automatizados para reconhecimento biométrico e facial e validação de dados cadastrais, permitindo maior segurança em transações online e/ou abertura de contas digitais em instituições bancárias ou órgãos governamentais
– Gráficos e relatórios com status de documentação em workflow digital, permitindo o acompanhamento de todo o ciclo do documento: da entrada no sistema à finalização de atendimento
E então. Qual será sua próxima desculpa para não adequar sua empresa para o cenário digital?
Postagem Original - 30 março 2020:
Tecnologia em prol da desburocratização dos órgãos públicos
Em todas as áreas da gestão governamental é possível fazer uso da tecnologia para trazer mais transparência e agilidade no atendimento à população
Obras públicas e controle de contas; agendamento para obtenção de 2ª via de documentos ou consultas e exames em hospitais municipais; guarda da documentação e controle de vagas na rede pública de ensino; entre outras atividades da gestão governamental. São inúmeras as rotinas que integram as responsabilidades dos órgãos públicos e o excesso de papel e de etapas administrativas burocratizam a experiência do cidadão, além de não permitirem a transparência.
Imagine o seguinte cenário: distribuição de verbas para investimento na área da saúde. Necessidade de construção de hospitais e posterior gestão e compra de remédios controlados à população.
Por meio de uma plataforma digital que gera o processo na forma eletrônica desde a sua origem, o município abre licitação para as construtoras interessadas na obra. Todas as regras para participação, bem como lista de dados necessários ficam disponíveis nesse portal e os interessados submetem os formulários e documentos diretamente no sistema, que faz o check-list automático para verificar se são válidas e estão corretas todas as informações, além de submetê-las digitalmente aos responsáveis pela aprovação que, por meio de assinatura digital padrão ICP Brasil, fecham contrato com a empresa responsável.
O acompanhando da obra também pode ser feito no meio digital, na qual são inseridas fotos e informações de cada etapa através de dispositivos móveis, mostrando status atuais e atualizando cronograma, de forma que os recursos públicos só sejam disponibilizados conforme progressos. Toda a gestão financeira, com a inclusão de recibos e notas também é feito pelo sistema, com um workflow de aprovação de pagamentos.
Quando finalizada a obra, as informações para de todo o patrimônio também podem ser guardadas em nuvem. Inclusive, caso esse controle seja realizado em diferentes hospitais, também é possível fazer a localização georreferenciada destes itens, a fim de que se identifiquem necessidades de atualizações e/ou substituições de mobiliário e equipamentos.
O agendamento de exames e consultas para a população, quando o hospital já estiver em funcionamento, também pode ser feito via portal ou aplicativo mobile, com todo o agendamento e receituário em meio digital.
O controle de estoque de medicamentos, bem como sua retirada para a população autorizada, também pode ser programado no sistema, completando um ciclo 100% digital.
Postagem Original - 06 abril 2019:
Administração Escolar mais transparente e efetiva com aplicação do conceito BPMN
Uso de sistemas de workflow e tecnologia OCR permitem melhor gestão e adequação à legislação referente à gestão digital de acervo acadêmico
O dia-a-dia de escolas, universidades e demais instituições acadêmicas conta com diversas documentações de alunos, professores e funcionários e a guarda de cada um desses arquivos requer extrema organização por parte dos responsáveis e, nem sempre, esta gestão é realizada de maneira eficiente.
O excesso de papel dificulta o processo de localização das informações necessárias, além de representar um alto custo em armazenamento, além do grande risco de deterioração e perda de algum item.
Diante desse cenário, com o objetivo de otimizar as rotinas das instituições de cursos de ensino superior e pós-graduação e garantir a integridade dos dados e maior controle do panorama educacional da população brasileira, o Decreto nº 9.235/2017, que passa a vigorar plenamente até o final deste ano, torna-se obrigatória a conversão digital de todo o acervo acadêmico.
Mas o que isso significa na prática e como um sistema completo de Workflow Digital e tecnologia OCR pode auxiliar o mercado educacional?
1.Ganho de tempo e maior assertividade diminuindo erros decorrentes da digitação de dados de documentos físicos para inclusão em formulários digitais ou mesmo correção de provas com gabaritos;
2. Rapidez na pesquisa de informações inseridas no sistema com controles de acesso, garantindo que apenas pessoas autorizadas visualizem ou editem os documentos;
3. Classificação de arquivos e contatos para melhor gestão da administração, incluindo automatização de processos de atendimento de possíveis novos alunos e trâmites internos da instituição, tais como: controle de pagamentos de mensalidades e matrículas ou encaminhamento de notas e documentos comprobatórios às secretarias de educação.
O uso de smartphones nas interações com o cliente, a automação de processos, a robotização (RPA), a desburocratização, a implementação de Assinatura Digital no padrão ICP-Brasil e adoção por completo do conceito paperless office (escritório sem papel), são itens essenciais para uma verdadeira Transformação Digital e é isto que as soluções da linha ELLOS podem fazer pela sua Instituição em total consonância com a legislação vigente.
Postagem Original - 27 março 2019:
